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Betriebsprüfung der Rentenversicherung: Das müssen Sie wissen

Die Betriebsprüfung der Ren­ten­ver­si­cherung klärt, ob Be­schäf­tigte rich­tig an­ge­mel­det und Ver­sich­erungs­bei­trä­ge kor­rekt be­zahlt wur­den. Feh­ler wer­den teuer. Unter­neh­mer soll­ten das The­ma re­gel­mäßig mit ih­rem Steu­er­be­rater be­sprechen, um gut auf Kon­trol­len vor­be­rei­tet zu sein.

Text: Sigrun an der Hei­den


Spätestens alle vier Jahre trifft viele Unternehmen eine Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung. Die Kon­trolleure prüfen Lohn- und Gehalt­skon­ten, Anstel­lungsverträge, Beitragsabrech­nun­gen, Mel­dun­gen zur Sozialver­sicherung sowie Abrech­nung­sun­ter­la­gen für freie Mitar­beit­er. Sie wollen her­aus­find­en, ob ein Arbeit­ge­ber alle geschulde­ten Beiträge zur Kranken‑, Pflege‑, Renten‑, Arbeit­slosen- und Unfal­lver­sicherung abge­führt hat. Und sie prüfen, ob die Mel­dun­gen zu den Sozialver­sicherun­gen kor­rekt erfol­gt sind. Auch die Umla­gen wegen Mut­ter­schaft und für Ent­gelt­fortzahlung im Krankheits­fall sowie das Insol­ven­zgeld sind Bestandteil der Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung. Zudem kon­trol­lieren die Beamten den Insol­ven­zschutz von Wertguthaben und ob Betriebe die Kün­stler­sozial­ab­gabe gezahlt haben. Meist find­en die Prüfer etwas. 2018 über­prüften die Renten­ver­sicherungsträger 766.650 Unternehmen und deck­ten bei rund einem Vier­tel entwed­er Abrech­nungs­fehler oder gar Abrech­nungs­be­trug auf. Die Nach­forderun­gen von Sozialver­sicherungs­beiträ­gen und Umla­gen sum­mierten sich auf knapp eine Mil­liarde Euro. Hinzu kamen Säum­niszuschläge von rund 245 Mil­lio­nen Euro. Ein immenses Risiko für Unternehmen – aber mit Unter­stützung des Steuer­ber­aters lassen sich teure Fehler ver­mei­den.

Betriebsprüfung durch Rentenversicherung trifft jeden Betrieb

Welche Prüf­stelle für ein Unternehmen zuständig ist, hängt von der Betrieb­snum­mer ab. Diese acht­stel­lige Num­mer teilt den Arbeit­ge­bern die Bun­de­sagen­tur für Arbeit zu. Entschei­dend ist die let­zte Zif­fer. Die Deutsche Renten­ver­sicherung Bund prüft Betriebe mit den Num­mern 0 bis 4. Ihre Region­al­träger kon­trol­lieren Arbeit­ge­ber mit den Prüfz­if­fern 5 bis 9. Erledigt der Steuer­ber­ater die Lohn- und Gehaltsabrech­nung sowie die Mel­dun­gen zur Sozialver­sicherung, entschei­det seine Betrieb­snum­mer. Dann find­et die Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung im Büro des Beraters statt. Meist kom­men die Sozialver­sicherung­sprüfer aber in den Betrieb. Die Beamten müssen ihren Besuch ankündi­gen – möglichst einen Monat im Voraus, spätestens jedoch 14 Tage vor der Prü­fung. Passt der Ter­min nicht – weil ein großer Auf­trag alle Kapaz­itäten bindet oder der Geschäfts­führer ver­reist ist – lässt sich eine Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung nach vorheriger Absprache auch ver­schieben. Beste­ht allerd­ings der Ver­dacht, dass ein Arbeit­ge­ber Beiträge hin­terzieht oder ille­gal Beschäftigte im Unternehmen arbeit­en, rückt der Prüf­di­enst ohne Vor­war­nung an.

So läuft eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung ab

Kon­trolleure wie Arbeit­ge­ber haben ein Inter­esse daran, die Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung zügig durchzuziehen. Daher soll­ten Fir­menchefs mit ihrem Steuer­ber­ater das Vorge­hen für diesen Fall möglichst genau besprechen: Denn Arbeit­ge­ber sind zur Mitwirkung verpflichtet, sie müssen dem Prüfer umfassend Auskun­ft geben. Die Prüfer dür­fen alle Lohn- und Gehalt­sun­ter­la­gen ein­se­hen. Für sie ist die gesamte Finanzbuch­hal­tung ein­schließlich der Aufwand­skon­ten inter­es­sant. Auf Ver­lan­gen sind Beitragsabrech­nun­gen, Mel­dun­gen, Verträge, Betrieb­svere­in­barun­gen, Kassen­büch­er und Jour­nale vorzule­gen. Kri­tisch prüfen die Beamten die Dienst- und Werkverträge mit Blick auf mögliche Schein­selb­st­ständigkeit sowie Unter­la­gen, welche die Ver­sicherungs­frei­heit von Mitar­beit­ern bele­gen sollen. Wenn Lohn­s­teuer­haf­tungs­beschei­de aus ein­er Prü­fung des Finan­zamts vor­liegen, wollen die Kon­trolleure sie sehen. Bei Unregelmäßigkeit­en informieren sich die Behör­den gegen­seit­ig. Die Betrieb­sprüfer der Renten­ver­sicherung dür­fen Unter­la­gen kopieren und Dat­en spe­ich­ern. Wer ein Lohnabrech­nung­spro­gramm nutzt, das die elek­tro­n­isch unter­stützte Betrieb­sprü­fung (euBP) erlaubt, kann der Renten­ver­sicherung die Dat­en direkt über­mit­teln. Manch­er Haus­be­such ist so über­flüs­sig.

Unternehmer machen leicht einen teuren Abrechnungsfehler

Hohe Nach­forderun­gen dro­hen, wenn eine Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung ergibt, dass freie Mitar­beit­er schein­selb­st­ständig – also ver­sicherungspflichtig – tätig sind. Sicher­heit bringt in diesem Punkt eine Sta­tu­san­frage bei der Renten­ver­sicherung vor Beginn der Zusam­me­nar­beit. Auch bei der Abrech­nung von Mini­job­bern, Midi­job­bern, Stu­den­ten, Prak­tikan­ten, Rent­nern, mitar­bei­t­en­den Fam­i­lien­mit­gliedern sowie geschäfts­führen­den Gesellschaftern passieren leicht Fehler. Wer Mitar­beit­er nicht kor­rekt bei Renten‑, Kranken‑, Pflege‑, Arbeit­slosen- und Unfal­lver­sicherung anmeldet, den bit­ten die Betrieb­sprüfer zur Kasse. Zu diesen The­men soll­ten sich Fir­menchefs regelmäßig mit ihrem Steuer­ber­ater aus­tauschen. Beson­ders der Phan­tom-Lohn birgt Risiken: Sozialver­sicherungs­beiträge fall­en näm­lich auf den geschulde­ten, nicht den gezahlten Lohn an. Wer den Tarif- oder Min­dest­lohn nicht ein­hält oder falsch rech­net, riskiert saftige Beitragsnachzahlun­gen. Abrech­nungs­fehler dro­hen auch bei Dienst­wa­gen­nutzung, Gehalt­sex­tras und Abfind­un­gen. Vor­sicht geboten ist bei Steuer­nach­forderun­gen vom Finan­zamt nach Lohn­s­teuer­außen­prü­fun­gen. Auch Sozialver­sicherungs­beiträge sind dann meis­tens falsch berech­net. Unternehmer soll­ten sofort ihren Steuer­ber­ater ein­schal­ten und Rat beim zuständi­gen Renten­ver­sicherungsträger ein­holen. Andern­falls dro­hen Säum­niszuschläge bei der späteren Betrieb­sprü­fung.

Beitragsnachzahlungen und Säumniszuschläge sind Risiko

Teuer wird eine Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung ins­beson­dere für Fir­menchefs, die das The­ma Sozialver­sicherung generell nicht ernst nehmen. Wer etwa ange­blich selb­st­ständi­ge Mitar­beit­er ohne jeglich­es Nach­denken ein­fach nicht bei den Sozialver­sicherun­gen anmeldet, riskiert mehr als ein blaues Auge. Bew­erten die Betrieb­sprüfer der Renten­ver­sicherung beispiel­sweise mitar­bei­t­ende Fam­i­lien­mit­glieder als Arbeit­nehmer, sum­mieren sich die Beitragsnach­forderun­gen schnell auf hor­rende Beträge. Denn Betriebe müssen für die let­zten vier Jahre nachzahlen. Wur­den Beiträge vorsät­zlich nicht abge­führt, tritt die Ver­jährung nicht nach vier, son­dern nach 30 Jahren ein. Die Rech­nung der Krankenkasse, die den Gesamt­sozialver­sicherungs­be­trag einzieht, fällt dann noch höher aus. Zusät­zlich dro­ht ein Strafver­fahren. Was viele überse­hen: Arbeit­ge­ber schulden den gesamten Sozialver­sicherungs­beitrag – Arbeit­ge­ber- und Arbeit­nehmer­an­teil. Sie dür­fen nur die kor­rigierten Beiträge der let­zten drei Monate vom Lohn des Mitar­beit­ers abziehen. Richtig teuer sind auch die Säum­niszuschläge. Die Renten­ver­sicherung berech­net für jeden ange­fan­genen Monat einen Zuschlag von einem Prozent des ausste­hen­den Betrags. Die Nachzahlung ist sofort fäl­lig.

Auf Betriebsprüfung der Rentenversicherung vorbereiten

Vor­sicht ist bess­er als Nach­sicht – das gilt auch mit Blick auf eine Betrieb­sprü­fung der Renten­ver­sicherung. Unternehmer soll­ten sozialver­sicherungsrechtliche Fra­gen klären, bevor die Betrieb­sprüfer kom­men. Der Steuer­ber­ater hil­ft hier weit­er. Auch der Betrieb­sprüf­di­enst der Deutschen Renten­ver­sicherung berät Arbeit­ge­ber und bietet Vorträge an. Haben sich die Betrieb­sprüfer bere­its angemeldet, lassen sich strit­tige Punk­te im Abschlussge­spräch klären. Entschei­dend ist, als Arbeit­ge­ber glaub­haft dar­legen zu kön­nen, dass bei Abrech­nungs­fehlern kein eigenes Ver­schulden vor­liegt. Dann reicht es, die ausste­hen­den Beträge nachzuzahlen. Säum­niszuschläge ver­lan­gen die Betrieb­sprüfer jedoch, wenn sie dem Betrieb grobe Fahrläs­sigkeit oder Vor­satz nach­weisen kön­nen.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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